การเขียนรายงานที่ดี

การเขียนรายงานที่ดี

การเขียนรายงานทางวิชาการ  เป็นเรื่องสำคัญยิ่งสำหรับการเรียน ในระดับอุดมศึกษา  ทั้งนี้เนื่องจากการศึกษาในระดับนี้จะเน้นให้ผู้เรียนรู้จักศึกษาค้นคว้าด้วยตนเอง  สามารถแสวงหาความรู้   ฝึกฝนการวิเคราะห์และสังเคราะห์ความรู้    รวมทั้งสามารถนำเสนอผลการศึกษาเรียนรู้ของตนเองได้      นักศึกษาจะเขียนรายงานทางวิชาการได้อย่างไร   รายงานลักษณะใดที่จัดว่าเป็นรายงานที่ดี    มีระเบียบวิธีการอะไรบ้างที่จะต้องเรียนรู้ก่อนทำรายงาน   ในบทความนี้จะให้คำตอบที่เป็นหลักปฏิบัติของคำถามเหล่านั้น   เพื่อให้นักศึกษาได้นำไปใช้เป็นแนวทางเบื้องต้นในการเขียนรายงาน 

ลักษณะของรายงานที่ดี

รายงานที่ดีควรมีลักษณะที่สำคัญดังต่อไปนี้ 

1.      รูปเล่ม  ประกอบด้วยหน้าสำคัญต่าง ๆ ครบถ้วน  การพิมพ์ประณีตสวยงาม  การจัดย่อหน้าข้อความเป็นแนวตรงกัน    ใช้ตัวอักษรรูปแบบ (Font) เดียวกันทั้งเล่ม  จัดตำแหน่งข้อความและรูปภาพได้สอดคล้องสัมพันธ์ และอ่านง่าย

2.      เนื้อหา  เป็นการนำเสนอผลการศึกษาค้นคว้าที่น่าสนใจของผู้เขียน    แสดงถึงข้อเท็จจริงอย่างถูกต้อง  เป็นปัจจุบันทันสมัย   ครอบคลุมเรื่องได้อย่างสมบูรณ์  แสดงให้เห็นถึงความเข้าใจอย่างแจ่มแจ้งของผู้เขียน   นอกจากแสดงความรู้ในข้อเท็จจริงแล้ว ผู้เขียนควรแสดงถึงความคิดสร้างสรรค์  นำเสนอความรู้หรือประสบการณ์ใหม่ๆ ทรรศนะใหม่ ๆ    หรือแนวทางแก้ปัญหาในเรื่องที่กําลังศึกษาอยู่     ด้วยการเรียบเรียงเนื้อหาเป็นไปตามลำดับไม่ซ้ำซากวกวน    แสดงให้เห็นความสามารถในการกลั่นกรอง  สรุปความรู้และความคิดที่ได้จากแหล่งต่าง ๆ

3.      สำนวนภาษา  เป็นภาษาที่นิยมโดยทั่วไป   สละสลวย  ชัดเจน  มีการเว้นวรรคตอน สะกดการันต์ถูกต้อง  ลำดับความได้ต่อเนื่อง  และสัมพันธ์กันตลอดเรื่อง

4.      การอ้างอิงและบรรณานุกรมถูกต้องตามแบบแผน   มีการแสดงหลักฐานที่มาของข้อมูลอย่างถูกต้องละเอียดถี่ถ้วน  เมื่อกล่าวถึงเรื่องใดก็มีหลักฐานอ้างอิงเพียงพอและสมเหตุสมผล     เลือกใช้ข้อมูลจากแหล่งอ้างอิงที่เชื่อถือได้   ซึ่งการแสดงหลักฐานอ้างอิงและบรรณานุกรมจะบ่งบอกถึงคุณภาพทางวิชาการของรายงานนั้น

ขั้นตอนการทำรายงาน

การทำรายงานให้ประสบความสำเร็จควรวางแผนดำเนินการเป็นลำดับขั้นตอน ดังนี้

1.      กำหนดเรื่อง

การกำหนดเรื่องที่จะทำรายงาน  ต้องเกิดจากความต้องการอยากรู้ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ควรเป็นเรื่องที่นักศึกษาสนใจ    หรือมีความรู้ในเรื่องนั้นอยู่บ้างแล้ว    ขอบเขตของเรื่องไม่ควรกว้างหรือแคบเกินไป   เพราะถ้ากว้างเกินไปจะทำให้เขียนได้อย่างผิวเผิน หรือถ้าเรื่องแคบเกินไปอาจจะไม่มีข้อมูลเพียงพอที่จะเขียนได้   ในการกำหนดเรื่องควรคิดโครงเรื่องไว้คร่าว ๆ  ว่าจะมีเนื้อหาในหัวข้อใดบ้าง 

 2.      สำรวจแหล่งข้อมูล

แหล่งข้อมูลเบื้องต้นควรเริ่มที่ห้องสมุดและอินเทอร์เน็ต  ในการสำรวจควรใช้เครื่องมือที่แหล่งนั้นจัดเตรียมไว้ให้ เช่นห้องสมุดควรใช้  บัตรรายการ  บัตรดัชนีวารสาร  และ โอแพค (OPAC)  เป็นต้น  การค้นทางอินเทอร์เน็ตควรใช้เว็บไซต์ Google, Yahoo  เป็นต้น  นักศึกษาต้องเรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือและคำสั่งในการสืบค้นให้เข้าใจดีเสียก่อน  จึงจะช่วยให้ค้นคว้าได้รวดเร็วและได้เนื้อหาสาระที่ครบถ้วน     เมื่อได้ข้อมูลที่ต้องการแล้วจะต้องจัดเก็บรวบรวมให้เป็นระบบ  เป็นหมวดหมู่    เอกสารที่รวบรวมได้ทุกรายการต้องเขียนบรรณานุกรมบอกแหล่งที่มาไว้ด้วย  เพื่อใช้ค้นคืนไปยังแหล่งเดิมได้อีกในภายหลัง

3.      กำหนดโครงเรื่อง

การกำหนดโครงเรื่อง เป็นการกำหนดขอบข่ายเนื้อหาของรายงานว่าจะให้มีหัวข้อเรื่องอะไรบ้าง  โครงเรื่องที่ดีจะต้องมีสาระสำคัญที่ตอบคำถาม  5W1H ได้ครบถ้วน  กล่าวคือ เนื้อหาของรายงานควรตอบคำถามต่อไปนี้ได้   เช่น     ใครเกี่ยวข้อง (Who)  เป็นเรื่องอะไร (What)  เกิดขึ้นเมื่อไร (When)  ที่ไหน (Where)   ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น--เพราะเหตุใด (Why)   เรื่องนั้นเกิดขึ้นได้อย่างไร หรือมีวิธีทำอย่างไร (How) 

การคิดโครงเรื่องอาจใช้ผังความคิด (Mind map) ช่วยในการกำหนดประเด็นหัวข้อใหญ่หัวข้อรอง   ส่วนการจัดเรียงหัวข้อให้มีความสัมพันธ์เป็นลำดับต่อเนื่องที่ดี อาจใช้ผังความคิดแบบก้างปลา (Fish bone diagram) หรือแบบต้นไม้ (Tree diagram)   จะช่วยให้เห็นความสัมพันธ์ของแนวคิดได้ง่ายขึ้น    การตั้งชื่อหัวข้อควรให้สั้นกระชับได้ใจความครอบคลุมเนื้อหาในตอนนั้น ๆ

4.      รวบรวมข้อมูลตามโครงเรื่อง 

เมื่อกำหนดโครงเรื่องแน่ชัดดีแล้ว  จึงลงมือสืบค้นและรวบรวมข้อมูลตามบรรณานุกรมที่รวบรวมไว้ในขั้นตอนการสำรวจ     การรวบรวมอาจจะถ่ายเอกสารจากห้องสมุด หรือพิมพ์หน้าเอกสารที่ค้นได้จากอินเทอร์เน็ต  เสร็จแล้วนำข้อมูลที่รวบรวมได้มาแยกตามหัวข้อเรื่องที่กำหนดไว้

5.      อ่านตีความ สังเคราะห์ข้อมูล และจดบันทึก

การอ่านให้เน้นอ่านจับใจความสำคัญของเรื่อง  เพื่อดึงเนื้อหาที่สอดคล้องกับประเด็น แนวคิดต่างๆ ตามโครงเรื่องที่กำหนดไว้   ทำการบันทึกเนื้อหาลงในบัตรบันทึก  เสร็จแล้วนำบัตรบันทึกมาจัดกลุ่มตามประเด็นแนวคิด เพื่อใช้ในการเรียบเรียงเนื้อหาของรายงานต่อไป    หรืออาจทำเครื่องหมายตรงใจความสำคัญ (ขีดเส้นใต้) แทนการทำบัตรบันทึก  (กรณีเป็นหนังสือของห้องสมุดไม่ควรขีดเขียนหรือทำเครื่องหมายใดๆ)

6.      เรียบเรียงเนื้อหา

เนื้อหาสาระที่นำมาเรียบเรียงต้องเป็นเนื้อหาที่ได้จากการประเมิน วิเคราะห์ และสังเคราะห์จากขั้นตอนที่ 5 มาแล้ว   (การวิเคราะห์และสังเคราะห์สารสนเทศ   สามารถศึกษาและฝึกปฏิบัติได้ในรายวิชาสารสนเทศและการศึกษาค้นคว้า)

ส่วนประกอบของรายงาน

รายงานประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 ส่วนคือ 1) ส่วนนำเรื่อง ได้แก่ ปกนอก  ปกใน  คำนำ สารบัญ  2) ส่วนเนื้อเรื่อง ประกอบด้วย บทนำ  เนื้อเรื่อง และบทสรุป  3) ส่วนอ้างอิง ประกอบด้วยรายการอ้างอิง บรรณานุกรม  และ  4) ภาคผนวก  ซึ่งแต่ละส่วนควรมีสาระสำคัญดังนี้

1.     ปกนอกและปกใน  ปกนอกใช้กระดาษอ่อนที่หนากว่าปกในซึ่งอาจเลือกสีได้ตามต้องการ  ไม่ควรมีภาพประกอบใด ๆ   ส่วนปกในและเนื้อเรื่องให้ใช้กระดาษขาวขนาด A4 ความหนาไม่ต่ำกว่า 80 แกรม   ปกในพิมพ์ข้อความเช่นเดียวกับปกนอก    ข้อความที่ปกนอกปกในประกอบด้วย ชื่อเรื่องของรายงาน ชื่อผู้เขียน รหัสประจำตัว ชื่อวิชา   ชื่อสถานศึกษา และช่วงเวลาที่ทำรายงาน

2.     คำนำ   กล่าวถึงความสำคัญ วัตถุประสงค์ ความเป็นมา  ประเด็นหัวข้อเนื้อหาในรายงานเพื่อให้ผู้อ่านเกิดความสนใจอยากติดตามเรื่อง ซึ่งอาจเป็นปัญหา ประโยชน์หรือผลกระทบอย่างไรต่อผู้อ่านและสังคม  อาจกล่าวขอบคุณหรือบอกแหล่งที่มาของข้อมูล เพื่อให้เกิดความน่าเชื่อถือในข้อมูลที่นำเสนอ  สุดท้ายระบุชื่อ-สกุล ผู้เขียนรายงานและวันเดือนปีในการทำรายงาน  

3.       สารบัญ   ระบุหัวข้อใหญ่ หัวข้อรอง (ถ้ามี) และเลขหน้า     ใช้จุดไข่ปลาลากโยงจากหัวข้อไปยังเลขหน้าให้ชัดเจน   การพิมพ์สารบัญต้องจัดย่อหน้าและเลขหน้าให้ตรงกัน

4.       เนื้อเรื่อง   เนื้อเรื่องประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 ส่วนคือ  ส่วนนำเรื่อง  ส่วนเนื้อเรื่อง  และส่วนสรุป  ส่วนนำเรื่องหรือบทนำ  ต้องเขียนให้ผู้อ่านเกิดความสนใจอยากที่จะอ่านเนื้อหาต่อไป    บทนำอาจกล่าวถึง ความสำคัญ  บทบาท  ปัญหา  ผลกระทบ  วัตถุประสงค์  ขอบเขตเนื้อหา  หรือประโยชน์ที่ผู้อ่านจะได้รับ เป็นต้น ซึ่งประเด็นที่กล่าวนี้ไม่จำเป็นต้องมีทั้งหมด แต่อย่างน้อยให้มีประเด็นใดประเด็นหนึ่งดังที่กล่าว 

5.      การอ้างอิง   การอ้างอิงจะแทรกเป็นวงเล็บไว้ในเนื้อเรื่อง   เพื่อบอกแหล่งที่มาของข้อมูล  เป็นการยื่นยันความถูกต้องและแสดงความน่าเชื่อถือของข้อมูล   การอ้างอิงให้ระบุชื่อผู้แต่ง  ปีพิมพ์  และเลขหน้า   หรือที่เรียกว่าอ้างอิงแบบ  นาม- ปี

                        รายการอ้างอิง   คือ   รายการที่บอกให้ทราบว่า ข้อความหรือแนวคิดนั้นอยู่ในทรัพยากรสารสนเทศใด  เพื่อให้เกียรติเจ้าของความคิดนั้นๆ  และให้ผู้อ่านตรวจสอบหรือค้นคว้าเพิ่มเติม   รวมทั้งเพื่อให้เกิดความน่าเชื่อถือกับบทความวิชาการและบทความวิจัยของเราด้วย 

สำหรับการอ้างอิงในเนื้อเรื่องนี้   มีวิธีการเขียนหลายวิธีด้วยกัน   เช่น    เขียนแทรกปนไปในเนื้อหาบทความซึ่งมี 2 ระบบ คือ  ระบบนาม-ปี (Author-Date System)  และระบบตัวเลข (Number System)  แต่ขอให้ผู้เขียนบทความในวารสารมกค.ทุกท่านใช้ระบบที่เรียกว่า รายการอ้างอิงแบบแทรกปนไปในเนื้อหาตามระบบนาม-ปี  เท่านั้นเพราะเป็นวิธีการเขียนรายการอ้างอิงที่เป็นมาตรฐานการอ้างอิงในปัจจุบัน  

เนื่องจากเป็นระบบที่เพียงแต่ระบุ   ชื่อผู้แต่ง  ปีพิมพ์ และเลขหน้าที่อ้างถึง  เท่านั้น   การเขียนรายการอ้างอิงแต่เดิมที่ใช้เชิงอรรถนั้นจะเปลี่ยนการใช้เชิงอรรถไปเพื่อการการอธิบายคำหรือข้อความที่เรียกว่า เชิงอรรถขยายความหรือเชิงอรรถ-เสริมความ   ทั้งนี้เพราะหากเขียนหรือพิมพ์ข้อความที่ต้องการอธิบายเพิ่มเติมในส่วนเนื้อหาอาจจะทำให้เกิดการสับสนของข้อมูลและลำดับความคิดไม่ต่อเนื่อง  และนอกจากนี้ยังใช้เชิงอรรถโยง  เป็นการโยงให้ผู้อ่านดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่หน้าอื่นของบทความ  โดยการเขียนหรือพิมพ์ไว้ท้ายหน้าซึ่งต้องการโยงข้อความนั้น ๆ

ส่วนประกอบของรายการอ้างอิงแบบนาม-ปี     มีส่วนประกอบที่สำคัญ   3  ส่วน    คือ

1.  ผู้แต่ง/ผู้ผลิต/ผู้ให้ข้อมูล

2.  ปีที่พิมพ์/ปีที่ผลิต/ปีที่ปรากฎข้อมูล   หรือปีที่เข้าถึงข้อมูล (กรณีเป็นข้อมูลจาก WWW และไม่ปรากฏปีที่ผลิต/ปีเผยแพร่ข้อมูล)

            3.  เลขหน้าที่ใช้ในการอ้างอิง   

                                

                                   (ชื่อผู้แต่ง, ปีพิมพ์:เลขหน้า)

ในแต่ละส่วนมีรายละเอียดในการเขียนเพื่อสามารถเขียนรายการอ้างอิงได้อย่างถูกต้อง     ดังมีรายละเอียดต่อไปนี้

1.ส่วนผู้แต่ง/ผู้ผลิต/ผู้ให้ข้อมูล ผู้แต่งมีทั้งที่เป็นบุคคล และสถาบัน  ดังนี้

1.1  ผู้เขียนหรือผู้แต่งที่เป็นบุคคล

                          

                          1.1.1.  คนไทยสามัญชน ให้เขียนเฉพาะชื่อและตามด้วยชื่อสกุล (แม้ว่าจะเขียนเอกสารเป็นภาษาต่างประเทศ)   สำหรับชาวต่างประเทศให้เขียนเฉพาะชื่อสกุล (Surname)   โดยไม่ต้องลงคำนำหน้านามบอกเพศ (นาย, นาง, นางสาว)   ตำแหน่งทางวิชาการ (ผศ., รศ., ศ.)   คุณวุฒิ (ดร.)   และอาชีพ (เช่น นายแพทย์  เป็นต้น)  รวมถึงยศทางทหาร (เช่น พล.อ. เป็นต้น)     ดังตัวอย่าง

          รศ.ดร.นวนิตย์  อินทรามะ             เขียน     นวนิตย์  อินทรามะ 

                                                       

1.1.2  ผู้เขียนที่เป็นพระมหากษัตริย์  พระราชินี  พระบรมวงศานุวงศ์  และผู้เขียนที่มีบรรดาศักดิ์ (เช่นหลวง, พระยา  ฯลฯ)  และสมณศักดิ์   ให้เขียนดังตัวอย่าง

                                                พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวภูมิพลอดุลยเดช

                                                สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี

                                      ม.ล.บุญเหลือ  เทพยสุวรรณ

                                                คุณหญิงจินตนา  ยศสุนทร

                                                พระไพศาล  วิสาโล

                 1.2.  ผู้เขียนหรือผู้จัดทำหรือผู้เผยแพร่ข้อมูลที่เป็นหน่วยงาน เช่น หน่วยราชการ สถาบัน สมาคม สโมสร องค์การ หรือบริษัท     ให้ใส่ชื่อหน่วยงานนั้น ๆแทนบุคคล โดยเขียนชื่อหน่วยงานใหญ่ก่อนแล้วตามด้วยหน่วยงานลำดับรองและตามด้วยหน่วยงานย่อย   ถ้าเป็นสิ่งพิมพ์ของหน่วยราชการให้ใส่ชื่อหน่วยงานที่มีฐานะอย่างน้อยที่สุดเป็นกรม หรือเทียบเท่ากรมเป็นหลัก  แล้วตามด้วยหน่วยงานลำดับรองและลำดับย่อย   โดยใช้เครื่องหมายจุลภาค (,) คั่นระหว่างหน่วยงานแต่ละระดับ         ดังตัวอย่าง

         กรมสรรพากร, กองนโยบายและแผนงาน, ฝ่ายเอกสารเผยแพร่และแนวปฏิบัติ

                                    กระทรวงยุติธรรม

                                    สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ

                                    จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, คณะอักษรศาสตร์,

ภาควิชาบรรณารักษศาสตร์ 

เมื่อเขียนชื่อผู้แต่งเสร็จแล้วให้ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค (,)  ทันที

2.  การเขียนรายการปีที่พิมพ์/ปีที่ผลิต/ปีที่ปรากฎข้อมูล   หรือปีที่เข้าถึงข้อมูล

         เอกสารภาษาไทยใส่เฉพาะตัวเลขปีพ.ศ.  เอกสารภาษาต่างประเทศใส่เฉพาะใช้ตัวเลข  ปีค.ศ.  ซึ่งเป็นปีที่ปรากฏอยู่ในการพิมพ์ และใช้ปีที่พิมพ์ หรือปีที่เผยแพร่ หรือปีลิขสิทธิ์  (copyright = C) ล่าสุด ถ้าไม่มีปีที่พิมพ์หรือปีลิขสิทธิ์ให้ใช้    ม.ป.ป. ซึ่งย่อมาจากคำเต็มว่าไม่ปรากฏปีพิมพ์ หรือ n.d. ย่อมาจาก no date ใส่แทน ยกเว้นถ้าเป็นข้อมูลจาก  WWW  และไม่ปรากฏปีที่เผยแพร่ให้ใช้ ปีที่เข้าถึงแทน   ก่อนเขียนปีพิมพ์ให้เว้น 1 ระยะ  แล้วตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่ (:)

 3.  การลงรายการเลขหน้าที่อ้างถึง

      ให้ใส่เฉพาะตัวเลขของหน้าของเอกสารที่อ้าง   ก่อนใส่เลขหน้าให้เว้น 1 ระยะ  

ถ้ามีหน้าเดียวให้ใส่ตัวเลขหน้านั้นเลย ถ้ามีหลายหน้าให้ใส่เลขหน้าใดถึงหน้าใด หรือหากมีหน้าต่อเนื่องให้ใส่เลขหน้า  เช่น  39, 67-80  เป็นต้น   สำหรับข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์และโสตทัศนวัสดุ ไม่มีเลขหน้าก็ไม่ต้องใส่   

กรณีเป็นเอกสารสาขาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีอนุโลมไม่ต้องใส่เลขหน้า

วิธีการเขียนรายการอ้างอิงแบบนาม-ปี       ในการเขียนรายการอ้างอิงแบบนาม-ปี    สามารถเขียนได้  2  แบบ  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการเขียน      ดังมีรายละเอียดและตัวอย่างต่อไปนี้

            1.  การอ้างอิงแบบเน้นเนื้อหาสาระ    ส่วนประกอบของรายการอ้างอิงทั้งหมดจะอยู่ในวงเล็บ    และเขียนต่อท้ายข้อความที่ต้องการอ้างอิง         ดังตัวอย่าง

การให้บริการสื่อสารที่เป็นสากลมีความจำเป็นต้องอยู่ภายใต้ความร่วมมือของนานาชาติที่เป็นสมาชิก  เพื่อหาข้อตกลงด้านต่าง ๆ ตลอดจนการออกแบบส่วนต่าง ๆ เพื่อให้สามารถให้บริการสื่อสารแก่มวลสมาชิกได้   องค์กรหลักสององค์กรที่ให้บริการสื่อสารดาวเทียมสากล คือ INTELSAT และ INTERSPUTNIK ที่มีสมาชิก 118 และ 14 ประเทศตามลำดับ  (รัชนัย  อินทุใส,P 2538:P 4-5)

2.  การอ้างอิงโดยเน้นผู้แต่ง/ผู้ผลิต/ผู้ให้ข้อมูล    ชื่อของผู้แต่ง/ผู้ผลิต/ผู้ให้ข้อมูล จะอยู่นอกวงเล็บ ส่วนรายการปีพิมพ์และเลขหน้าจะอยู่ในเครื่องหมายวงเล็บต่อท้ายชื่อดังกล่าว     ดังตัวอย่าง

รัชนัย  อินทุใส (2538: P34-5)  อธิบายว่าการให้บริการสื่อสารที่เป็นสากลมีความจำเป็นต้องอยู่ภายใต้ความร่วมมือของนานาชาติที่เป็นสมาชิก  เพื่อหาข้อตกลงด้านต่าง ๆ ตลอดจนการออกแบบส่วนต่าง ๆ เพื่อให้สามารถให้บริการสื่อสารแก่มวลสมาชิกได้   องค์กรหลักสององค์กรที่ให้บริการสื่อสารดาวเทียมสากล คือ INTELSAT และ INTERSPUTNIK ที่มีสมาชิก 118 และ 14 ประเทศตามลำดับ

หลักการเขียนเชิงอรรถขยายความและเชิงอรรถโยง

               1.   ใช้เครื่องหมายดอกจัน ( * ) หรือเครื่องหมาย กริช [dagger ( †  )] กำกับคำ หรือข้อความที่ต้องการอธิบายเพิ่มเติมหรือโยง  ทั้งในส่วนเนื้อหาและในส่วนเชิงอรรถขยายความหรือเชิงอรรถโยง  ซึ่งอยู่ท้ายหน้า

                     การใช้เครื่องหมายดอกจันหรือเครื่องหมายกริช สำหรับการอธิบายความหรือขยายความหรือโยงข้อความในแต่ละหน้านั้นกำหนดให้ใช้ได้ไม่เกิน 5 จำนวน กล่าวคือ ลำดับ 1 ดอกจัน 1 ดอก ( * )  ลำดับ 2 ดอกจัน 2 ดอก ( ** ) ลำดับที่ 3 ดอกจัน 3 ดอก ( *** ) ลำดับที่ 4 กริช 1 อัน ( †  ) และลำดับที่ 5 กริช 2 อัน (  ††   )

               

            2.   ให้จัดแยกข้อความของเชิงอรรถขยายความหรือเชิงอรรถโยงออกจากตัวเนื้อหาโดยขีดเส้นคั่นขวางยาวประมาณ 2.5 นิ้ว จากขอบซ้ายของกระดาษ  ซึ่งเว้นไว้แล้ว 1.5 นิ้ว เส้นขวางนี้ห่างจากบรรทัดสุดท้ายของเนื้อหา 2 บรรทัด เมื่อขีดเส้นคั่นขวางนี้แล้ว บรรทัดต่อมาให้พิมพ์ข้อความของเชิงอรรถได้เลยโดยไม่ต้องเว้นบรรทัดอีก

               3.   เครื่องหมายดอกจันหรือเครื่องหมายกริชประจำเชิงอรรถ ต้องตรงกับเครื่องหมายดอกจันหรือกริชของคำหรือข้อความที่ต้องการอธิบายหรือโยงในส่วนเนื้อหา โดยให้ยกระดับสูงเหนือตัวอักษรตัวแรกของข้อความในส่วนเชิงอรรถ

               4.   บรรทัดแรกของเชิงอรรถขยายความหรือเชิงอรรถโยง อยู่ตรงย่อหน้าของเนื้อหา หรือนับจากขอบกระดาษด้านซ้ายซึ่งเว้นไว้แล้ว 1.5 นิ้ว เข้ามา 8 ระยะตัวอักษรหรือประมาณ 1 นิ้ว แล้วเริ่มพิมพ์ที่ตัวอักษรที่ 9  ถ้ารายละเอียดของเชิงอรรถมีมากกว่า 1 บรรทัด บรรทัดต่อมาให้พิมพ์ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย ซึ่งเว้นไว้แล้ว 1.5 นิ้ว ทุกบรรทัดจนจบข้อความของเชิงอรรถนั้น ๆ

               5.   กรณีในหน้านั้น ๆ  มีเชิงอรรถขยายความหรือเชิงอรรถโยงมากกว่า 1 รายการ (แต่ต้องไม่เกิน 5   รายการ) ให้ขึ้นบรรทัดใหม่สำหรับเชิงอรรถแต่ละรายการและบรรทัดสุดท้ายของข้อความในเชิงอรรถจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านล่าง 1 นิ้ว

               6.   เชิงอรรถในหน้าใด ต้องจบในหน้านั้น ไม่ให้พิมพ์ในหน้าถัดไปดังนั้นเส้นคั่นขวางตามข้อ 2  จึงต้องเลื่อนสูงขึ้นหรือเลื่อนต่ำลงตามแต่ความมากน้อยของรายละเอียดในเชิงอรรถ

ตัวอย่างการเขียนเชิงอรรถขยายความและเชิงอรรถโยง

การเขียนบรรณานุกรม

                   บรรณานุกรม เป็นรายชื่อหนังสือ สิ่งพิมพ์และสื่อประเภทอื่นๆ ทั้งหมดทุกประเภทแม้แต่ข้อมูลที่ได้จากอินเทอร์เน็ต    ที่ใช้เป็นข้อมูลประกอบการเขียนบทความหรือเอกสาร     ในที่นี้จะขอแยกกล่าวเป็น 2 หัวข้อคือ  ขั้นตอนการเขียนบรรณานุกรม  และแบบแผนของบรรณานุกรม

  ขั้นตอนการเขียนบรรณานุกรม

                    1. การเขียนบรรณานุกรมนั้นจะมีรูปแบบและหลักเกณฑ์การเขียนแตกต่างกันไปตามประเภทของทรัพยากรสารสนเทศ

                   2. การเขียนบรรณานุกรมต้องเขียนอย่างถูกต้องตามแบบแผนสากลแล้วจัดเรียงตามลำดับอักษรตัวแรกของแหล่งข้อมูล  ทั้งนี้มักจะเป็นชื่อผู้แต่ง หรืออาจเป็นชื่อหนังสือ  ชื่อบทความบ้างก็ได้หากไม่ปรากฏ

ชื่อผู้แต่ง

                อนึ่ง มีข้อควรพิจารณาเพิ่มเติม คือ ในกรณีที่มีสิ่งพิมพ์ทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ  ให้แยกบรรณานุกรมออกเป็น 2 ภาษา คือ ภาษาไทย และภาษาต่างประเทศ แล้วจึงจัดเรียงตามลำดับอักษรตัวแรกของรายการแรกของบรรณานุกรมแต่ละรายการ

                ในการเขียนหรือพิมพ์บรรณานุกรมนั้นจะต้องเริ่มต้นรายการแรก โดยเขียนหรือพิมพ์ชิดขอบกระดาษ    ด้านซ้ายที่เว้นระยะ 1.5 นิ้วไว้แล้ว และหากข้อความยังไม่จบตอน บรรทัดต่อไปให้ย่อหน้าเข้ามา 8 ระยะตัวอักษร โดยเขียนหรือพิมพ์ที่ตัวอักษรที่ 9    การเว้นระยะมีหลักเกณฑ์ดังนี้

      หลังเครื่องหมาย มหัพภาค   (. period)                    เว้น  2  ระยะ 

      หลังเครื่องหมาย อัญประกาศ (“___” quotation)      เว้น  2  ระยะ

      หลังเครื่องหมาย จุลภาค      (, comma)                   เว้น  1  ระยะ

     หลังเครื่องหมาย อัฒภาค     (; semi-colon)               เว้น  1  ระยะ

     หลังเครื่องหมาย มหัพภาคคู่  (: colons)                     เว้น  1  ระยะ

ข้อสังเกตบางประการในการเขียนบรรณานุกรมบทความจากวารสารอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อจบข้อความบรรทัดสุดท้ายของรายการบรรณานุกรมแต่ละรายการไม่ต้องใส่เครื่องหมายมหัพภาค (.) หนังสือออนไลนให้ใส่  1. ชื่อผู้เขียน 2. ปีพิมพ์  3.ชื่อหนังสือ.  4. วันที่สืบค้น  5.  ชื่อแหล่งสารสนเทศ(Website)และ 6.  ที่อยู่บนอินเทอร์เน็ต  

ตัวอย่างเช่น

Buxhoeveden, S.  (n.d.)  The Life and tragedy of Alexandra  Feodorvna, empress of  Russia.  Retrieved January 15, 2002,  from  the Russian History  Web site:  http://www.alexanderpalace.org  

หนังสือพิมพ์ออนไลน์

ให้ใส่  1.ชื่อผู้เขียนตามหลักเกณฑ์  2.  วันที่เดือน ปีในวงเล็บกลม  3.  ชื่อบทความ  4. ชื่อหนังสือพิมพ์

                 แบบแผน          ผู้เขียนบทความ. (วันที่เดือนปี). "ชื่อบทความ."

ตัวอย่างเช่น

Rodriguez, C.  (2001, January 9).  “Amid dispute, plight of illegal workersrevisited.”

 Boston Globe.Retrieved January 10, 2002, from http://www.boston.com/dailyglobe2/

010/nation/Amid_dispute_plight_of_illegal_workers_revisited+.shtml

แหล่งที่มา :       http://www.uoguelph.ca/csrc/writing/quote6.html